Vuosien 2020-2021 koronapandemia muutti tapaamme tehdä työtä, etätyöstä tuli uusi normaali. Vaikka etätyö itsessään ei ollut uusi ilmiö, pandemiarajoitusten ohjaama etätyöskentely oli laajuudeltaan poikkeuksellista.
Jyväskylän yliopistossa hiljattain tarkastetussa Rasa Jämsenin väitöskirjassa todetaankin tuoreen tutkimustiedon tarve selittämään sitä, miksi niin moni työntekijä halusi jatkaa etätyössä myös pandemia-ajan jälkeen, ja miksi ”toimistopakoista” on tullut aikamme kiistanalainen puheenaihe.
Tällä hetkellä tyhjää toimistotilaa on valtavasti eri puolilla Suomea. Koronapandemian seurauksena tyhjän toimistotilan määrä vain kasvoi. Esimerkiksi pääkaupunkiseudulla oli pitkään ennen koronaa tyhjillään noin 500 000 neliötä toimistotilaa, se tarkoitti noin viiden prosentin osuutta kaikesta toimistotilasta. Koronan jälkeen tyhjien toimistotilojen määrä nousi noin miljoonaan neliöön, se on 10 prosenttia kaikista pääkaupunkiseudun toimistotiloista. Luvut eivät useinkaan kerro koko totuutta, niin on asian laita myös pääkaupunkiseudun tyhjän toimistotilan määrässä. Tilastoissa eivät tällä hetkellä näy ne toimistotilat, joista on tehty voimassa olevat vuokrasopimukset, mutta joiden käyttöasteet tulevat laskemaan.
Etätöiden yleistymisen lisäksi työn tekemisen tapoihin tulleet muutokset vauhdittavat yritysten toimitilatarpeen vähentymistä. Teams- ja muut etäkokoukset mahdollistavat kokoussovellukset ovat arkipäivää, kasvokkain pidettäviä kokouksia ja palavereja on vähemmän. Yritykset ovat ymmärtäneet, että etätyön ja hybridityön, jossa osa työajasta tehdään konttorilla ja osa etänä, yleistyminen vähentää tilan tarvetta.
– Yritysten tiloilleen asettamat vaatimukset ovat kasvaneet. Hyvä toimisto on tiloiltaan monipuolinen, siellä on avoimia kohtaamistiloja, vetäytymistiloja rauhalliseen työskentelyyn ja ryhmätyöskentelyyn sekä palavereihin sopivia tiloja, sanoo muunneltavia tilaratkaisuja kehittävän Taiga Conceptin toimitusjohtaja Jukka-Pekka Kovanen.
– Lisäksi toimiston pitää olla energiatehokas, ympäristöystävällinen ja teknisesti moderni. Myös viihtyisyydellä on suuri merkitys, hän jatkaa.
Kovasen mukaan työympäristön on oltava sellainen, että se stimuloi ja motivoi kehittämään uutta.
– On tärkeää, että opimme uudelleen tekemään asioita yhdessä, sillä työpaikan kohtaamisilla on iso vaikutus ihan kansantaloudellisesti.
Kovanen kertoo yritysten seuraavan tarkasti muuttuvia tilatarpeita, sen vuoksi vuokratiloihin sitoudutaan usein aiempaa lyhyemmillä sopimuksilla.
– Aiemmin kymmenvuotiset vuokrasopimukset toimistotiloista olivat yleisiä. Nyt usein yritys tekee sopimuksen vain kolmeksi-viideksi vuodeksi. Kun vuokrasopimus on riittävän lyhyt, yritys voi nopeammin reagoida muutoksiin.
Suurin osa muokattavissa
Usein vanhoissa toimistorakennuksissa ongelmaksi on koettu vanhojen tilajaottelu, lisäksi nykytoimistoilta halutaan enemmän huonekorkeutta.
Jukka-Pekka Kovasen kokemuksiin perustuvien havaintojen mukaan suurin osa vanhoista toimistotiloista kyetään muuttamaan modulaaristen ratkaisuiden avulla nykyvaatimukset täyttäviksi.
– Rakennuksia ei tarvitse purkaa eikä aina rakentaa uutta, kun olemassa olevia väliseiniä voi korvata muunneltavilla rakenteilla. Kun vuokralaisten toiveet vuokra-ajan kuluessa muuttuvat, omistajilla on paineita löytää entistä joustavampia ratkaisuja ottaen huomioon kustannukset ja ympäristövaikutukset. Kustannukset voi kohdentaa perustellusti kutakin käyttötarkoitusta vastaavasti vuokrauksen tai leasingin muodossa, hän jatkaa.
Taiga on kehittänyt äänieristettyjä, akustisia muunneltavia tilaratkaisuita. Ideana on, että pitkäikäiset puiset rakenteet ja kalusteet voidaan purkaa ja koota uudelleen joko saman tai uuden käyttäjän tiloihin.
– Meidän näkemyksemme mukaan tilan käyttäjä ottaa aiempaa aktiivisempaa roolia tilojen järjestelyissä eri toimintojensa tarpeisiin, oli kyse sitten asiakaspalvelusta, neuvotteluista, yhteisestä ideoinnista, keskittymistä vaativasta ajatustyöstä tai luottamuksellisista puhelinkeskusteluista, Kovanen sanoo.
– Suomessa on todella paljon vanhaa rakennuskantaa ja tyhjiä toimistoneliöitä. Tätä valtavaa massaa kannattaa arvioida uudelleen käyttäjien muuttuvien tarpeiden kautta. Lisäksi pitää muistaa, että huomattava osa suomalaisten omaisuudesta on kiinni kiinteistöissä, niistä kannattaa pitää hyvä huoli, hän jatkaa.
Asuminen ja toimistot
Mitä tehdä tyhjinä oleville toimistotiloille? Voiko niitä muuttaa osittain asunnoiksi?
Voidaanko asumista ja toimistotiloja yhdistää? Tähän asti toimistorakennusten muuttaminen asunnoiksi ei ole ollut helppoa. Tämä johtuu osittain siitä, että kaupungit haluavat pitää toimistotiloista kiinni. Toiveissa kun on toimistotilojen täyttyminen, työpaikkojen syntyminen ja niiden tuottamat verotulot.
Vuodenvaihteessa voimaan tullut uusi rakennuslaki helpottaa kiinteistöjen käyttötarkoituksen muutoksia. Toimistojen muuttaminen asuinkäyttöön on mahdollista myöntää poikkeamisluvalla asemakaavan vastaisesti. Kunta voi kuitenkin asettaa poikkeamiselle ehtoja, muttei voi evätä poikkeamislupaa kaavanvastaisuuden perusteella.
Toimistotilojen muuttamista asuinkäyttöön rajoittaa usein myös rakennusten runkosyvyys, leveät rungot tekevät asunnoista pimeitä. Lisäksi ikkunapinta-ala ja huonekorkeus vaikuttavat siihen, miten toimistotilaa voidaan muuttaa asunnoiksi.
Jukka-Pekka Kovasen mukaan kuitenkin vain mielikuvitus rajoittaa asumisen ja toimistotilojen yhdistämistä.
– Työn ja vapaa-ajan raja on usein hämärtynyt, ja toisaalta työmatkan pituus on keskeinen elämän laatuun vaikuttava asia. Yksi pohdittava asia voisi, kannattaisiko toimistotiloja rakentaa modulaarisilla työtiloilla esimerkiksi taloyhtiöiden kerhohuoneihiin.
