Tavoitteena on saada taloyhtiöön määritellyn mukaista palvelua sovituilla ehdoilla
Lähes kaikki taloyhtiöt tarvitsevat kiinteistönhoitopalveluita. Miten huoltoyhtiöt kannattaa kilpailuttaa? Ja mihin asioihin pitää kiinnittää huomiota sopimusta tehdessä? Minkälainen on hyvä huoltoyhtiö ja mitä sen tehtäviin kuuluu?
Huoltoyhtiöiden toiminta herättää usein keskustelua taloyhtiöissä. Yleensä taloyhtiöt ryhtyvät miettimään huoltoyhtiön vaihtamista silloin, kun syystä tai toisesta tyytymättömyys kasvaa. Usein huoltoyhtiön vaihtoajatuksen taustalla ovat kustannuspaineet tai palvelun laatuun liittyvät syyt. Erityisesti pihatöiden, kuten lumien auraaminen ja nurmikon leikkaaminen, perusteella asukkaat muodostavat käsityksensä huoltoyhtiön osaamisesta tai osaamattomuudesta.
– Jos pihaa ei ole aurattu riittävän nopeasti tai jos pihalla on roskia, huoltoyhtiö saatetaan tuomita osaamattomaksi. Vaikka huoltoyhtiön osaamista arvioidaan usein näkyvien pihatöiden perusteella, harva asukas tietää miten huoltoyhtiö huolehtii esimerkiksi ilmanvaihtilaitteiden huolloista, sanoo vajaan 40 vuoden ajan Keski- Uudellamaalla isännöitsijänä toiminut Veikko Mero Mer-Isännöinnistä.
Hänen työurallaan on vastaan tullut myös tilanteita, joissa asukkaat luulevat kaikkien mahdollisten ongelmien kuuluvan huoltoyhtiön vastuulle.
– Harvoin asukkaat kuitenkaan tietävät, millaisista palveluista on sovittu taloyhtiön ja huoltoyhtiön välillä. Siksi kannattaisikin aika ajoin jakaa asukkaille kirjallisesti tiedot, mitkä asiat kuuluvat huoltoyhtiölle.
Meron mukaan taloyhtiöiden hallitusten pitää pysähtyä ja pohtia, millaisia kiinteistöhoidon palveluita halutaan. Avainasia on tietää, mitä ostetaan.
– Huoltopalveluiden kilpailutuksessa taloyhtiön pitää nähdä se vaiva, että määritellään tarkasti halutut hoito- ja huoltotoimet. Sen jälkeen halutut asiat pitää vielä kirjoittaa paperille, Mero painottaa.
Tavoitteena on saada määritellyn mukaista palvelua sovituilla ehdoilla. Esimerkkinä voidaan käyttää pihan siisteyttä.
– Jos asukkaiden keskuudessa on tyytymättömyyttä pihan siisteydestä, pitää selvittää mitä taloyhtiö on sopinut esimerkiksi huollon tekemien piha-alueiden puhtaanapitokierroksien tiheydestä. Usein arvostellaan palvelun laatua tietämättä mitä sopimuksessa on itseasiassa sovittu. Tämän seurauksena palveluntuottajaa saatetaan arvostella syyttä, jos palvelu onkin sopimuksen ehtojen mukaista, sanoo Mero.
Kiinteistönhoitoa ei ole pakko kilpailuttaa, vaikka taloyhtiössä esiintyisikin tyytymättömyyttä.
– Myös olemassa olevaa sopimusta on usein mahdollista muuttaa, se voi olla jopa edullisin ratkaisu. Taloyhtiön kannattaa pohtia sopimuksen muuttamista esimerkiksi, jos palvelun taso ei miellytä taloyhtiön tarpeet ovat muuttuneet mutta huoltoyhtiöön ollaan muuten tyytyväisiä, Mero huomauttaa.
Sopimusmuutos voi olla paikallaan myös, jos tehty sopimus vaikuttaa epämääräiseltä tai jos lisälaskutuksen perusteet tuntuvat epämääräisiltä.
Sopimuksen muuttaminen voi olla myös tarpeen, jos taloyhtiössä on tapahtunut muutoksia. Tällainen muutos voi olla esimerkiksi kiinteistön peruskorjaus, missä laitekanta muuttuu.
Taloyhtiö voi tarvita esimerkiksi sellaisia huoltotehtäviä, joista ei ollut tietoa sopimuksen laadintavaiheessa, tai sitten käyttöaste voi muuttua, mistä seuraa tarve tehdä muutoksia vaikkapa siivousmääriin.
Kilpailutuksen vaiheet
Kiinteistön hoito- ja huoltopalveluiden kilpailutuksen järjestämiseen voidaan käyttää viiden portaan prosessia. Portaat ovat tarvehankinta, suunnittelu, kilpailutus, neuvottelut ja sopimus.